Jak wybrać wykonawcę strony internetowej - na co uważać przed podpisaniem umowy

Zamówienie strony internetowej jest dla większości małych firm wydatkiem jednorazowym i rzadkim - robi się to raz na kilka lat, więc trudno nabrać wprawy. Tymczasem to jedna z niewielu usług, w których po nieudanej współpracy można zostać nie tylko bez efektu, ale też bez własnej domeny, bez dostępu do treści i bez możliwości przeniesienia czegokolwiek gdzie indziej. Nie dlatego, że wykonawcy działają w złej wierze - najczęściej po prostu nikt o tych rzeczach nie rozmawia przed rozpoczęciem prac. W tym artykule zebraliśmy pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy, sygnały ostrzegawcze warte uwagi, sposób na porównanie ofert różniących się ceną kilkukrotnie oraz uczciwe zestawienie wad i zalet czterech głównych dróg: kreatora, freelancera, agencji i wyspecjalizowanego wykonawcy.

Dlaczego to trudniejszy wybór, niż się wydaje

Właściciel małej firmy potrafi ocenić ofertę hydraulika, dostawcy materiałów czy księgowej - ma punkt odniesienia z doświadczenia albo od znajomych. Przy stronie internetowej ten punkt odniesienia zwykle nie istnieje. Zamawia się ją raz na kilka lat, oferty różnią się ceną kilkukrotnie, a to, co dostaje się w zamian, jest trudne do porównania.

Do tego dochodzi asymetria wiedzy. Wykonawca operuje pojęciami, których klient nie musi znać - hosting, DNS, panel, dostępy, prawa do projektu - i w efekcie rozmowa toczy się na warunkach jednej strony. Nie chodzi o złą wolę; po prostu rzadko ktokolwiek tłumaczy te rzeczy, zanim staną się problemem.

Największa różnica w porównaniu z innymi usługami polega jednak na czymś innym. Po nieudanym remoncie zostaje mieszkanie, które można poprawić. Po nieudanej współpracy przy stronie można zostać bez domeny zarejestrowanej na własne dane, bez dostępu do panelu i bez możliwości przeniesienia czegokolwiek gdzie indziej. To jedyna sytuacja, w której traci się nie tylko efekt, ale też punkt wyjścia.

Teza tego artykułu jest prosta: o powodzeniu współpracy decyduje kilka ustaleń poczynionych przed jej rozpoczęciem, a nie umiejętności wykonawcy. Umiejętności są ważne, ale bez tych ustaleń nawet dobra strona może stać się pułapką.

Piszemy to jako firma, która takie usługi świadczy, więc od razu zaznaczamy: część poniższych kryteriów działa również przeciwko nam i tak ma być. Klient, który zadaje te pytania, jest lepszym klientem dla każdego uczciwego wykonawcy.

Tło: cztery drogi i ich prawdziwe koszty

Zanim przejdziemy do pytań, warto uporządkować dostępne opcje, bo różnią się nie tylko ceną.

Kreator z abonamentem. Samodzielna praca w gotowym narzędziu. Najniższy koszt wejścia i pełna kontrola nad tempem. Koszt ukryty to czas właściciela - zwykle znacznie większy, niż zakładano - oraz efekt zależny od tego, jak dobrze radzisz sobie z pisaniem tekstów i doborem zdjęć. Częsty finał to strona zatrzymana na etapie „dokończę w weekend".

Freelancer. Jedna osoba, niższa cena niż w agencji, bezpośredni kontakt. Ryzyko to dostępność: choroba, inne zlecenie albo zmiana pracy potrafią zatrzymać projekt, a po wdrożeniu bywa trudno o wsparcie. Bardzo dużo zależy od konkretnej osoby, więc referencje mają tu największe znaczenie.

Agencja. Zespół, procesy, ciągłość obsługi. Wyższa cena i zwykle dłuższy proces, a mała firma bywa najmniejszym klientem w kolejce. Sprawdza się przy projektach bardziej złożonych.

Wyspecjalizowany wykonawca stron dla małych firm. Powtarzalny proces, ustalony zakres, przewidywalna cena i termin. Kosztem jest mniejsza elastyczność przy nietypowych wymaganiach. To model, w którym sami pracujemy, i uczciwie mówiąc - nie jest właściwy dla każdego. Przy rozbudowanym sklepie z integracjami lepszy będzie ktoś inny.

Uporządkujmy jeszcze cztery pojęcia, które decydują o Twojej niezależności. Domena to adres strony i jedyny element nie do odtworzenia. Hosting to miejsce, w którym strona stoi - da się je zmienić. Panel to narzędzie do edycji treści. Prawa do projektu określają, czy możesz przenieść wygląd i treści do innego wykonawcy. Więcej o dwóch pierwszych piszemy w tekście o domenie i hostingu.

Sześć pytań, które warto zadać przed podpisaniem

1. Na kogo będzie zarejestrowana domena? Jedyna poprawna odpowiedź brzmi: na Twoją firmę, z Twoimi danymi jako abonenta. Wykonawca może ją kupić i skonfigurować, ale abonentem musisz być Ty. Poproś o potwierdzenie po rejestracji - dane abonenta da się sprawdzić.

2. Czy dostanę wszystkie dostępy? Do panelu strony, do hostingu, do konta domeny. Odpowiedź „my się tym zajmujemy, po co Panu to" jest sygnałem ostrzegawczym. Nie musisz z tych dostępów korzystać - musisz je mieć.

3. Co dokładnie obejmuje cena? Ile podstron, kto pisze teksty, skąd biorą się zdjęcia, ile jest tur poprawek, czy w cenie jest konfiguracja poczty, czy strona zostanie zgłoszona do wyszukiwarki. Największe rozczarowania biorą się z różnicy w rozumieniu zakresu, nie z wysokości kwoty.

4. Ile tur poprawek i co dalej? To pytanie ratuje najwięcej projektów. Bez ustalonej liczby rund poprawek proces potrafi ciągnąć się miesiącami i skończyć konfliktem. O tym, dlaczego ustalona liczba tur przyspiesza pracę zamiast ją ograniczać, piszemy w tekście o turze korekt.

5. Co się dzieje po wdrożeniu? Kto poprawi błąd wykryty po tygodniu, ile kosztuje zmiana treści, czy jest opieka, czy trzeba się nią zajmować samodzielnie. To pytanie odróżnia wykonawcę od dostawcy jednorazowego.

6. Jak wygląda rozstanie? Nieprzyjemne pytanie, które warto zadać właśnie na początku. Co zabieram, jeśli za dwa lata zechcę zmienić wykonawcę? Odpowiedź powie Ci o tej firmie więcej niż całe portfolio.

Sygnały ostrzegawcze

Poniższe rzeczy nie zawsze oznaczają nieuczciwość, ale zawsze zasługują na dopytanie.

Osobno warto wspomnieć o modelu abonamentowym, w którym płacisz miesięcznie i nie stajesz się właścicielem projektu. Sam w sobie nie jest zły - dla części firm jest wygodny, bo rozkłada koszt i obejmuje opiekę. Staje się problemem tylko wtedy, gdy klient nie wie, że po rezygnacji strona przestaje działać. Pytanie brzmi więc nie „czy abonament", tylko „co dokładnie zostaje mi po rezygnacji".

Uczciwy wykonawca odpowiada na pytanie o rozstanie równie spokojnie jak na pytanie o cenę. Wymijająca odpowiedź jest informacją samą w sobie.

Jak porównać oferty różniące się kilkukrotnie

Trzy oferty na tę samą stronę potrafią wynosić 1500, 6000 i 20 000 zł. To nie znaczy, że któraś jest nieuczciwa - najczęściej opisują różne rzeczy. Żeby je porównać, trzeba sprowadzić je do wspólnego mianownika.

Zrób prostą tabelę i wypełnij ją dla każdej oferty: liczba podstron, kto pisze teksty, skąd zdjęcia, ile tur poprawek, czy jest formularz i gdzie trafiają wiadomości, czy jest wersja na telefon, kto konfiguruje pocztę, hosting w cenie czy osobno, ile trwa realizacja, co po wdrożeniu, czyja domena, jakie dostępy.

Po wypełnieniu takiej tabeli różnice zwykle stają się oczywiste. Najtańsza oferta często zakłada, że treści i zdjęcia dostarczasz sam, poprawki są jednorazowe, a po wdrożeniu nie ma żadnego wsparcia. Najdroższa obejmuje pracę koncepcyjną, sesję zdjęciową i opiekę. Obie mogą być uczciwe.

Warto przy tym pamiętać o dwóch pozycjach, które w tanich ofertach bywają pomijane, a stanowią największą część pracy: teksty i zdjęcia. Jeśli oferta ich nie obejmuje, to nie jest oferta tańsza - to oferta węższa, a różnicę zapłacisz własnym czasem albo osobnym zleceniem. Realne widełki rynkowe i to, co na nie wpływa, rozkładamy na czynniki w tekście o kosztach strony internetowej.

Czego wykonawca ma prawo oczekiwać od Ciebie

Ta część bywa pomijana w poradnikach, a odpowiada za dobrą połowę opóźnień. Projekt strony to praca dwóch stron i najczęstszą przyczyną przeciągania się prac nie jest wykonawca, tylko brak materiałów po stronie klienta.

Przygotuj przed startem: logo w dobrej jakości, dane firmy do stopki, listę usług z opisami, zdjęcia realizacji lub lokalu, cennik albo widełki, dane kontaktowe i godziny, ewentualne opinie klientów. Wyznacz jedną osobę decyzyjną - projekt opiniowany przez pięć osób o różnych gustach nigdy się nie kończy. Zbieraj uwagi w jednej liście zamiast wysyłać je pojedynczo przez tydzień. I odpowiadaj w rozsądnym czasie, bo przerwa po Twojej stronie zwykle oznacza, że wykonawca w tym czasie zaczyna inny projekt.

To nie jest kwestia grzeczności, tylko wpływu na własny termin. Projekt, w którym klient odpowiada w ciągu dnia, kończy się nieporównanie szybciej niż ten, w którym odpowiedź przychodzi po dwóch tygodniach.

Praktyka: jak przeprowadzić wybór

Krok 1. Zapisz, po co Ci strona. Więcej telefonów, zapisy online, sprzedaż, wiarygodność przy przetargach. Cel decyduje o zakresie bardziej niż cokolwiek innego.

Krok 2. Zbierz trzy oferty. Nie dziesięć - trzy wystarczą do zorientowania się w rynku, a przy dziesięciu porównanie staje się pracą na cały tydzień.

Krok 3. Sprawdź portfolio na żywo. Otwórz podane adresy, najlepiej na telefonie. Sprawdź, czy strony działają, czy się szybko ładują i czy da się z nich łatwo skontaktować.

Krok 4. Zadaj sześć pytań z tego artykułu. Odpowiedzi poproś na piśmie, choćby mailem.

Krok 5. Porównaj oferty w tabeli. Sprowadź je do wspólnych pozycji, zanim spojrzysz na cenę.

Krok 6. Ustal etapy płatności i liczbę tur poprawek. Nawet w krótkiej umowie albo w mailu z potwierdzeniem.

Krok 7. Po wdrożeniu odbierz dostępy i sprawdź je. Zaloguj się do panelu, sprawdź dane abonenta domeny, wyślij próbne zapytanie przez formularz i zobacz, czy dotarło.

Najtrudniejszy w praktyce bywa krok siódmy - po zakończeniu projektu wszyscy odetchną i temat zostaje na potem. Warto potraktować odbiór dostępów jako część odbioru pracy, tak samo jak sprawdzenie, czy strona działa.

Perspektywy: więcej narzędzi, ta sama pułapka

Trzy zjawiska warto mieć na uwadze, planując współpracę na kilka lat.

Po pierwsze, próg wejścia do robienia stron stale spada, więc wykonawców będzie przybywać, a rozpiętość jakości rośnie. Znaczenie kryteriów opisanych wyżej - umowy, dostępów, własności domeny - będzie więc rosło, a nie malało.

Po drugie, coraz więcej ofert przybiera formę abonamentową. To wygodne rozwiązanie, ale wymaga świadomej decyzji co do tego, co zostaje po rezygnacji. Warto pytać o to na wejściu, a nie po dwóch latach.

Po trzecie, rosną wymagania wobec stron: szybkość, wygoda na telefonie, dostępność dla osób z ograniczeniami, poprawnie zrobiona część formalna. Strona zamówiona najtaniej, bez tych elementów, coraz szybciej się dezaktualizuje - i różnica w cenie wraca po dwóch latach jako koszt przebudowy.

Podsumowanie

Postawiliśmy tezę, że o powodzeniu współpracy decydują ustalenia poczynione przed jej rozpoczęciem, a nie same umiejętności wykonawcy. Wszystko powyżej ją potwierdza.

Najważniejsza rzecz do sprawdzenia to własność domeny - jedyny element, którego nie da się odtworzyć. Zaraz po niej dostępy do panelu i hostingu, ustalony zakres, liczba tur poprawek, zasady po wdrożeniu i odpowiedź na pytanie, co zostaje Ci po ewentualnym rozstaniu. Oferty różniące się kilkukrotnie porównuj po zakresie, nie po cenie, pamiętając, że teksty i zdjęcia to zwykle największa część pracy. A po zakończeniu projektu odbierz dostępy i sprawdź je tak samo, jak sprawdzasz gotową stronę.

Druga strona tej samej monety to Twoja rola: przygotowane materiały, jedna osoba decyzyjna i uwagi zbierane w jednej liście skracają projekt bardziej niż jakikolwiek zapis w umowie.

Jeśli szukasz wykonawcy, potraktuj ten tekst jako listę pytań - także wobec nas. U nas domena zawsze jest rejestrowana na klienta, dostępy przekazujemy w komplecie, a zakres, cena i termin są opisane przed startem; zobacz cennik albo napisz do nas, a odpowiemy na wszystkie sześć pytań na piśmie, zanim cokolwiek zaczniemy.

Najczęstsze pytania

Na kogo powinna być zarejestrowana domena?

Na Twoją firmę - z Twoimi danymi jako abonenta. Wykonawca może domenę kupić i skonfigurować, ale właścicielem musisz być Ty. To najważniejsza pojedyncza rzecz do sprawdzenia w całej współpracy, bo domena jest jedynym elementem, którego nie da się odtworzyć od nowa bez utraty adresu.

Ile powinna kosztować strona dla małej firmy?

Rozpiętość na rynku jest ogromna i sama cena niewiele mówi bez zakresu. Porównuj oferty po tym, co zawierają: liczbę podstron, przygotowanie treści i zdjęć, liczbę tur poprawek, dostępy, hosting i to, co dzieje się po wdrożeniu. Dopiero wtedy różnice cenowe stają się zrozumiałe.

Czy warto podpisywać umowę na stronę internetową?

Warto, nawet krótką. Powinna określać zakres, termin, cenę, liczbę poprawek, moment przekazania praw do projektu i zasady przekazania dostępów. Ustalenia mailowe też mają wartość, ale przy sporze trudniej z nich odtworzyć, co dokładnie obiecano.

Co to znaczy, że strona jest na abonament?

Model abonamentowy oznacza, że płacisz co miesiąc za stronę, hosting i zwykle opiekę, ale często nie stajesz się właścicielem projektu. Nie jest to samo w sobie złe - bywa wygodne - pod warunkiem że wiesz, co się dzieje po rezygnacji i czy możesz zabrać treści oraz domenę.

Jakie sygnały powinny wzbudzić czujność?

Obietnica konkretnej pozycji w Google, brak jakiejkolwiek umowy przy większym zleceniu, żądanie pełnej płatności z góry przy pierwszej współpracy, brak zgody na przekazanie dostępów oraz portfolio bez działających adresów stron.

Czy mogę samodzielnie zrobić stronę w kreatorze?

Możesz i przy najprostszych potrzebach bywa to sensowne. Warto tylko policzyć swój czas i realnie ocenić, czy poradzisz sobie z treścią, zdjęciami i konfiguracją. Największym kosztem kreatora zwykle nie jest abonament, tylko tygodnie pracy właściciela i strona, która zatrzymuje się na etapie „prawie gotowa".

Co powinienem dostać po zakończeniu prac?

Działającą stronę, dostępy do panelu i hostingu, potwierdzenie, że domena jest zarejestrowana na Ciebie, informację o tym, gdzie trzymane są kopie zapasowe, oraz krótką instrukcję samodzielnej zmiany treści. Bez tego zestawu jesteś związany z wykonawcą także wtedy, gdy współpraca się nie układa.